ติดปีกให้ Google Drive : Workflows

เมื่อ 2-3 อาทิตย์ก่อน Google Drive มีการเพิ่มอัพเดทในส่วนของ Add-ons เข้ามา เพื่อช่วยให้เราทำงานกันบน Google Drive ได้ดียิ่งขึ้น ตามคลิปด้านล่าง

วันนี้ผมจะมาวิธีการใช้งานกับ Add-ons ตัวหนึ่งที่ชื่อว่า Workflows เจ้า Add-ons ตัวนี้นั้น จะทำหน้าที่ในการส่งไฟล์งานเอกสารที่เราทำ ไปให้่คนอื่นพรูฟงาน ว่าผ่าน หรือไม่ผ่านครับ โดยมีการจัดระเบียบ ให้งานมันดูง่าย

[symple_heading type=”h2″ title=”แชร์ให้เพื่อนร่วมงาน” margin_top=”20px;” margin_bottom=”20px” text_align=”left”]

ก่อนอืนก็สร้างไฟล์งานขึ้นมาก่อนนะครับ แล้วก็แชร์ไปให้เพื่อนร่วมงานเรา

[symple_heading type=”h2″ title=”Install Work Flow” margin_top=”20px;” margin_bottom=”20px” text_align=”left”]

หลังจากนั้นก็ Install โปรแกรม Workflows โดยสามารถทำได้โดยการคลิ๊กที่เมนู Add-ons > Get Add-ons แล้วหาแอพที่ชื่อ Workflows แล้วทำการติดตั้งซะ

[symple_heading type=”h2″ title=”เปิดใช้งาน” margin_top=”20px;” margin_bottom=”20px” text_align=”left”]

โดยไปที่เมนู Add-ons เราจะเห็นชื่อแอพ Workfolws ปรากฎ เลือก Show Workflow ก็จะไดเหน้าตาแบบนี้ ก็ทำการใส่ชื่อเพื่อนร่วมงานเข้าไปเลยครับ หากมีข้อความที่อยากบอกก็ใส่เข้าไปตรงช่อง Message แล้วกด Request approval

[symple_heading type=”h2″ title=”ฝั่งเพื่อนร่วมงาน” margin_top=”20px;” margin_bottom=”20px” text_align=”left”]

เพื่อนร่วใงานเราจะได้รับอีเมล์หน้าตาแบบนี้

กดที่ Review Document แล้วมันจะเด้งเราไปที่หน้าไฟล์งานครับ โดยที่เพื่อนร่วมงานคุณจะต้องทำการ Install Workflows ก่อน (แบบเดียวกับที่คุณทำน่ะแหล่ะครับ) แล้วจะได้หน้าตาแบบนี้

เมื่อตรวจงานเสร็จแล้ว ก็สามารถใส่คอมเมนท์เพิ่มเติม และกด Approve เลยครับ

[symple_heading type=”h2″ title=”ผ่านแล้ว!!!” margin_top=”20px;” margin_bottom=”20px” text_align=”left”]

เมื่อเพื่อนร่วมงานคุณกด Approve งาน จะมีอีเมล์แจ้งคุณ และมีการอัพเดทในหน้าไฟล์งานแบบนี้

เท่านี้เองครับ ง่ายมากๆ แต่ข้อเสียสำหรับตอนนี้นะครับ คือถ้าเพื่อนเรากด Reject งานเรา แล้วเราได้รับสเตตัสแจ้งแล้ว เมื่อทำการแก้ไขงานเสร็จ เราต้องกด Reset Approval ก่อน แล้วจึงสามารถส่งใหม่ได้นะครับ

[symple_box color=”yellow” text_align=”left” width=”100%” float=”none”]
[symple_testimonial by=”Andy”]เห็นมั้ยครับ ว่ามันง่าย และช่วยเราได้เยอะจริงๆ ลองนึกดูนะครับ ถ้าต้องมีคน Approve งานเราสัก 5 คน การส่งอีเมล์ตอบกลับไปกลับมา มันคงน่าปวดหัวน่าดูครับ แบบนี้ง่ายกว่ากันเยอะ[/symple_testimonial]
[/symple_box]